Dự báo nhu cầu sản xuất có lẽ là thuật ngữ khá quen thuộc với các doanh nghiệp, công ty sở hữu các nhà máy sản xuất hàng hóa, sản phẩm của thương hiệu mình. Nghe có vẻ đơn giản nhưng để đưa ra dự báo về nhu cầu sản xuất chính xác đòi hỏi cần cả một quá trình nghiên cứu, phân tích và đánh giá kỹ lưỡng. Vậy nhu cầu sản xuất là gì? Đâu là các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình dự báo nhu cầu sản xuất? Hãy cùng ATALINK tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Hiểu về nhu cầu sản xuất như thế nào?
Nhu cầu sản xuất chính là hành động đưa ra các dự toán về số lượng, nguyên liệu sản phẩm nhất định cần sản xuất. Đảm bảo số lượng hàng hóa lưu kho và đảm bảo phục vụ nhu cầu khách hàng một cách tối đa nhưng vẫn tiết kiệm chi phí nhất có thể.
Thực tế thì dự báo nhu cầu sản xuất chính là một phần trong hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP). Nó cho phép các doanh nghiệp sử dụng các dữ liệu trong quá khứ như thói quen mua sắm, nhu cầu, chi tiêu của khách hàng ở từng thời điểm cụ thể để đưa ra các dự đoán trong tương lai.
1.1. Nắm rõ nhu cầu sản xuất để làm gì?
Khi nói tới dự báo nhu cầu sản xuất thì có lẽ, sẽ khá nhiều người cho rằng nó thực sự chỉ ứng dụng đối với các nhà máy sản xuất là chính mà thôi. Nhưng về bản chất, dự báo nhu cầu sản xuất có vai trò quan trọng và ảnh hưởng tới số lượng hàng hóa, sản phẩm được sản xuất ra trong từng thời điểm cụ thể. Tuy nhiên, nhìn nhận một cách rộng hơn thì dự báo nhu cầu sản xuất chính là một yếu tố tạo nên ưu thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp hiện nay.
Giúp doanh nghiệp dự báo chính xác về số lượng sản phẩm
Ở từng khoảng thời gian khác nhau, mỗi một mặt hàng sản phẩm nhất định sẽ được sản xuất theo một định lượng cụ thể. Việc dự báo nhu cầu sản xuất sẽ giúp các doanh nghiệp có thể đưa ra các con số chính xác hơn về số lượng hàng hóa, sản phẩm cần phải sản xuất ở thời điểm nhất định là bao nhiêu. Từ đó tránh được tình trạng sản xuất một cách tràn lan, dẫn đến lãng phí.
Cân đối được nguyên liệu và chi phí
Với việc dự báo được nhu cầu sản xuất thì trong từng thời điểm cụ thể, doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra được bảng dự trù về nguyên liệu và chi phí sản xuất hàng hóa. Nhờ vậy mà đảm bảo được sự cân đối giữa chi phí và số lượng nguyên liệu cần chuẩn bị là bao nhiêu với số lượng sản phẩm cần sản xuất.
Đảm bảo được lượng hàng tồn kho và cung ứng khách hàng
Việc dự báo nhu cầu sản xuất nếu có độ chính xác cao sẽ giúp việc cân đối lượng hàng tồn kho tốt hơn. Điều này sẽ đảm bảo được số lượng hàng hóa, sản phẩm cần có để kịp thời cung ứng cho khách hàng trong các trường hợp đột xuất hay bất ngờ.
Đảm bảo sự cân bằng giữa cung và cầu
Để đưa ra được một dự báo nhu cầu sản xuất tương đối chính xác thì đó là một quá trình nghiên cứu. Điều này cũng cho thấy được nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của khách hàng trong từng thời gian cụ thể ra sao. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể cân bằng được số lượng hàng hóa giữa cung và cầu. Từ đó đảm bảo sự cân đối trong thị trường tiêu thụ sản phẩm, tránh rơi vào tình trạng cung nhiều hơn cầu gây lãng phí, tổn thất cho doanh nghiệp.
Tạo nên sự gắn kết giữa các bộ phận
- Việc dự báo nhu cầu sản xuất thực tế không chỉ hoạt động ở một bộ phận cụ thể mà đó là cả một quá trình phối hợp giữa các bộ phận khác nhau. Điển hình chính là bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất. Thời điểm nào thì hàng hóa được tiêu thụ mạnh nhất, khách hàng ưu tiên lựa chọn những sản phẩm như thế nào, sự tiêu thụ hàng hóa ở các thời điểm là bao nhiêu?
- Những điều này thực tế thì chỉ có những người bán hàng mới hiểu rõ nhất và chính họ sẽ là người cung cấp dữ liệu một cách chính xác nhất để bộ phận sản xuất có thể đưa ra các phân tích, đánh giá và dự báo về nhu cầu sản xuất để lên bản kế hoạch sản xuất chi tiết, cụ thể.
1.2. Yếu tố ảnh hưởng
Dựa trên các dữ liệu từ quá khứ mà các doanh nghiệp có thể đưa ra sự dự đoán về nhu cầu sản xuất hàng hóa, sản phẩm trong tương lai. Vậy các yếu tố nào cần có để doanh nghiệp thực hiện?
Dữ liệu về các nhà cung cấp
Trong quá trình hợp tác, ở từng thời điểm khác nhau thì nhà cung cấp cũng sẽ đưa ra những thay đổi nhất định. Vì vậy, việc thu thập dữ liệu về các nhà cung cấp để làm cơ sở đưa ra các dự báo về nhà cung cấp là rất cần thiết. Những dự báo này cho phép doanh nghiệp có thể đề phòng được những trường hợp xảy ra và linh hoạt thích ứng cũng như giải quyết một cách nhanh chóng.
Dữ liệu về xu hướng mua hàng của khách hàng
Xu hướng mua sắm của khách hàng chắc chắn sẽ không có ở thời điểm tương lai mà doanh nghiệp sẽ phải dựa trên những dữ liệu từ quá khứ. Có thể là từ quý trước, năm trước hay thậm chí là dữ liệu từ 5 năm trước.
Với việc thu thập và tổng hợp những dữ liệu này, doanh nghiệp sẽ có thông tin về xu hướng mua hàng của khách hàng với từng thời điểm cụ thể trong năm. Nhờ vậy mà doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các phán đoán về thời gian thấp điểm, cao điểm và thời gian tiêu thụ bình thường. Từ đó, dự báo về số lượng sản phẩm cần sản xuất cho từng khoảng thời gian đó.
Dữ liệu về sự thay đổi theo mùa
Mức tiêu thụ hàng hóa có sự thay đổi theo mùa là rất phổ biến. Ví dụ như các mặt hàng nước giải khát, kem sẽ bán ít đi vào mùa đông và nhiều hơn vào mùa hè. Dựa trên sự thay đổi đó mà ở từng thời điểm nhất định trong năm, doanh nghiệp có thể nhận định chính xác hơn về số lượng tiêu thụ hàng hóa của mình và dự báo về nhu cầu sản xuất cũng như đưa ra kế hoạch một cách chính xác hơn.
Xác định những hạn chế trong quá trình sản xuất
Việc này đóng vai trò khá quan trọng trong việc đưa ra các dự báo chính xác về nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Nó đòi hỏi cả một quá trình kiểm tra, thẩm định về chu trình sản xuất để có thể nhận thấy được những hạn chế còn tồn tại. Từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để cải thiện.
2. Phương pháp dự báo nhu cầu
Có 4 phương pháp dự báo nhu cầu sản xuất chung được các nhà quản lý sử dụng. Hiểu từng phương pháp sẽ giúp bạn tìm được phương pháp dự báo nào sẽ phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn nhất.
2.1. Push system (Dự báo dựa trên hệ thống đẩy)
Phương pháp dự báo sản xuất dựa trên lực đẩy hoạt động để dự đoán các yêu cầu về hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định bằng cách sử dụng dữ liệu nhu cầu. Bằng cách đánh giá nhu cầu hiện tại, một doanh nghiệp sản xuất sẽ dự đoán những sản phẩm nào của mình dự kiến sẽ được mua với khả năng như thế nào. Có một điều đáng lưu ý rằng có rủi ro cao nếu chỉ tận dụng dữ liệu nhu cầu để dự báo, vì nhu cầu có thể thay đổi đáng kể từ năm này sang năm khác với nhiều lý do khác nhau.
2.2. Sales Driven Forecast (Dự báo dựa trên doanh số bán hàng)
So với dự báo kiểu hệ thống đẩy, dự báo sản xuất dựa trên doanh số bán hàng mang lại kết quả chính xác hơn nhiều. Thay vì chỉ dựa vào dữ liệu nhu cầu hiện tại, dự báo dựa trên doanh số bán hàng sử dụng dữ liệu đường ống để đạt được kỳ vọng về những nhu cầu sản xuất phải được đáp ứng trong một khoảng thời gian nhất định. Dữ liệu đường ống bán hàng hiện tại sẽ được phân tích để hiểu khả năng đóng các cơ hội khác nhau và xác định nhu cầu sản xuất trong tương lai.
Khi tiến hành các phương pháp dự báo sản xuất định hướng bán hàng, điều quan trọng là phải sử dụng giải pháp quản lý thực hiện doanh thu hiệu quả. Các giải pháp dự báo với tích hợp Salesforce sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình và dữ liệu khách hàng để hỗ trợ nâng cao toàn diện.
2.3. Production drive Forecast (Dự báo dựa trên định hướng sản xuất)
Thay vì sử dụng dữ liệu quy trình bán hàng để tiến hành dự báo trong sản xuất, một số nhà quản lý chọn cách tập trung vào dữ liệu sản xuất. Dự báo theo định hướng sản xuất dựa trên dữ liệu sản xuất hàng năm để xác định được nhu cầu sản xuất dự kiến trong một khoảng thời gian sắp tới. Cũng giống như các loại dự báo nhu cầu ở trên, các phương pháp dự báo theo định hướng sản xuất có rủi ro hoạt động kém kênh bán hàng và những thay đổi hàng năm đối với các điều kiện và hành vi của thị trường và người tiêu dùng.
2.4. Pull systems (Dự báo dựa trên hệ thống kéo)
So với dự báo dựa trên doanh số, tập trung vào việc chốt giao dịch tiềm năng, phương pháp dự báo hệ thống kéo chỉ sử dụng dữ liệu từ việc bán hàng để tiến hành dự báo nhu cầu sản xuất. Với việc bổ sung dữ liệu bán hàng trước đó, hệ thống dự báo dựa trên lực kéo được xây dựng tốt sẽ sử dụng dữ liệu người tiêu dùng trước đó để giảm lượng hàng tồn kho dư thừa, đồng thời cải thiện dòng tiền.
Tuy nhiên, phương pháp này có thể khó khăn vì nó đòi hỏi phải lập kế hoạch phù hợp. Việc thiếu một trong hai yếu tố này có thể dẫn đến việc dự báo bị mất cân bằng. Điều này tạo ra tác động tiêu cực đối với hoạt động sản xuất.
3. Các loại hoạt động dự báo
3.1. Xu hướng
Các doanh nghiệp có kết quả và nhu cầu nhất quán có thể sử dụng phân tích xu hướng để phát triển các dự báo. Phương pháp này tạo ra một dự báo chính xác miễn là xu hướng vẫn ổn định. Tuy nhiên, một số xu hướng có thể thay đổi, trong trường hợp đó ban quản lý phải tính toán lại các dự báo của họ để điều chỉnh ước tính.
3.2. Pattern
Nếu ban quản lý có thể xác định các thay đổi theo mùa hoặc theo tháng, họ có thể đưa ra dự báo chính xác hơn. Các mẫu thường phát triển trong các sự kiện hoặc theo mùa, chẳng hạn như phụ thuộc vào các ngày lễ, phụ thuộc vào thời tiết hoặc các tháng có sự kiện đặc biệt.
3.3. Cycles
Chu kỳ đề cập đến các biến thể dài hạn dựa trên sự biến động của thị trường và nền kinh tế. Nếu một doanh nghiệp đang bắt đầu mở rộng kinh tế, họ có thể gặp phải nhu cầu tăng cao trong một thời gian dài.
Tuy nhiên, khi chu kỳ kết thúc, nhu cầu có thể giảm mạnh. Do đó, ban quản lý cần điều chỉnh chu kỳ kinh tế sao cho phù hợp với xu hướng và mô hình của công ty để có được ước tính chính xác.
3.4. Inventory (Dự báo dựa vào mức tồn kho)
Các công ty phải luôn giữ mức tồn kho tối thiểu để đáp ứng nhu cầu ngắn hạn. Nếu mức tồn kho quá cao, các công ty nên giảm sản xuất cho đến khi hàng tồn kho trở lại mức bình thường. Giữ khối lượng sản phẩm tồn kho quá nhiều có thể gây hạn chế về hiệu quả hoạt động, không gian lưu trữ và tốc độ luân chuyển hàng tồn kho.
4. Vấn đề phát sinh trong việc dự báo nhu cầu
Mỗi công ty tiếp cận và thực hiện việc lập ngân sách và dự báo nhu cầu sản xuất khác nhau. Với mức độ phức tạp và phạm vi của các quy trình sẽ được xác định bởi quy mô, cơ cấu và ngành của công ty bạn. Tuy nhiên, những thách thức về lập ngân sách và dự báo nhu cầu sản xuất có thể tồn tại đối với bất kỳ nhóm tài chính nào. Và bước đầu tiên để giải quyết chúng chính là nhận ra những thách thức đó là gì.
Dưới đây là một số vấn đề phát sinh phổ biến có thể gây cản trở trong việc lập ngân sách và dự báo nhu cầu của bạn:
Nguồn dữ liệu khác nhau và không kết nối
- Theo Báo cáo điểm chuẩn ngành Vena năm 2020, các silo dữ liệu là một thách thức lớn đối với 57% nhóm tài chính. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho việc sắp xếp các con số từ CRM, ERP, HRIS và các nguồn dữ liệu khác, thì bạn sẽ không thể phân tích câu chuyện mà những con số đó đang kể cho bạn.
- Điều này làm chậm chu kỳ lập ngân sách và dự báo nhu cầu sản xuất. Đồng thời khiến việc lập kế hoạch trở nên khó khăn hơn khi điều kiện kinh doanh thay đổi. Các silo dữ liệu cũng gây khó khăn cho việc cộng tác với các bên liên quan đa chức năng, dẫn đến ngân sách và dự báo không đáng tin cậy, không nắm bắt được cái nhìn tổng thể về doanh nghiệp của bạn.
Quy trình thủ công trong Excel
- Khảo sát Pulse of Performance Management năm 2020 cho thấy 82% nhóm tài chính vẫn sử dụng bảng tính Excel ngoại tuyến để lập ngân sách, làm dự báo và các hoạt động FP&A cốt lõi khác. Những cuộc khảo sát tương tự cũng cho thấy 54% người dùng Excel không hài lòng với các quy trình bảng tính của họ. Họ cho rằng chúng quá tốn công sức, mất quá nhiều thời gian để hoàn thành và khó quản lý trên toàn bộ doanh nghiệp.
- Các bảng tính ngoại tuyến sẽ không có khả năng xử lý tốt để lập ngân sách và dự báo nâng cao. Excel chỉ sử dụng để quản lý ngân sách và dự báo nhu cầu sản xuất có thể dẫn đến các vấn đề về tính toàn vẹn của dữ liệu, các vấn đề về kiểm soát phiên bản và lỗi công thức do nhập số theo cách thủ công.
5. Tổng kết
Dự báo nhu cầu sản xuất giúp nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra quyết định liên quan đến mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất hàng hóa của doanh nghiệp. Xu hướng của khách hàng thay đổi nhanh hơn bao giờ hết, các doanh nghiệp cần một phương pháp phù hợp để đảm bảo dự báo nhu cầu một cách chính xác.
Nguồn: vietnam.atalink
