Excel là công cụ được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý xuất nhập tồn vì không tốn chi phí nào. Nhưng liệu quản lý xuất nhập tồn bằng excel có thực sự hiệu quả? Có thật sự tiết kiệm?
Quản lý xuất nhập tồn là gì?
Quản lý xuất nhập tồn là quản lý lượng hàng hóa tồn trong kho chính xác. Người quản lý kho phải thực hiện khâu kiểm kho hàng, đối chiếu dữ liệu hàng hóa đã bán ra so với lượng hàng hóa được nhập về ban đầu và lượng tồn trong kho.
Để hiểu hơn về công việc này, ta cần hiểu hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Quản lý hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu chế biến, linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…
Hàng tồn kho quá nhiều hay quá ít đều gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, việc kiểm soát tốt lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất, phân phối hàng hóa trong kho hợp lý.
Quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Để quản lý xuất nhập tồn bằng excel, doanh nghiệp cần tạo các file thông tin gồm: Bảng kê danh mục hàng hóa, bảng kê nhập hàng, bảng kê xuất kho, báo cáo tồn kho.
Danh mục hàng hóa khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Bao gồm các thông tin sau:
- Số thứ tự
- Mã sản phẩm
- Tên sản phẩm
- Đơn vị tính
- Ghi chú (nếu cần)
Bảng này sẽ giúp doanh nghiệp liệt kê chi tiết các sản phẩm mình có từ đó kiểm soát, nhập xuất và tổng hợp báo cáo theo từng khoảng thời gian.
Bảng kê nhập hàng khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Bảng này dùng để điền tất cả các phiếu nhập kho giúp bạn quản lý và biết được số lượng sản phẩm đã nhập vào theo từng ngày/tháng/quý/năm. Bao gồm các thông tin:
- Số thứ tự
- Ngày/tháng/năm nhập
- Số phiếu
- Mã hàng
- Tên sản phẩm
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú (nếu cần)
Bảng kê xuất hàng khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Tương tự như bảng kê nhập kho, bảng kê xuất kho cần các thông tin:
- Số thứ tự
- Ngày/tháng/năm xuất kho
- Số phiếu
- Mã hàng
- Tên sản phẩm
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú (nếu cần)
Báo cáo tồn kho khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Đây là báo cáo cho phép bạn xem được số tồn đầu, tồn cuối và lượng nhập/xuất trong kỳ chi tiết từng mã hàng. Các thông tin cần có bao gồm:
- Mã hàng
- Tên sản phẩm
- Đơn vị tính
- Tồn đầu kỳ
- Nhập trong kỳ
- Xuất trong kỳ
Quản lý xuất nhập tồn bằng excel có thực sự hiệu quả?
Ưu điểm của quản lý xuất nhập tồn bằng excel
So với phương thức quản lý qua giấy tờ, excel nổi trội hơn hẳn. Bởi công cụ này có thể đồng bộ hóa, tính toán, lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn hơn. Số liệu được cập nhật nhanh chóng, phân quyền người xem dễ dàng.
Nhược điểm của quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Tuy nhiên, excel cũng gây không ít khó chịu cho người dùng khi:
- Bảo mật kém, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa & xóa. Trường hợp mất dữ liệu rất khó hoặc không thể khôi phục lại được
- Lưu trữ trên nhiều file excel, khó quản lý đồng bộ
- Đòi hỏi người dùng phải thành thạo excel nâng cao nếu muốn quản lý phức tạp hơn.
Nhìn chung, khi quản lý dữ liệu bằng excel, doanh nghiệp mới đang ở mức số hóa tài liệu, tức là chuyển từ lưu trữ từ dạng giấy sang dạng kỹ thuật số. Còn việc nhập liệu, tính toán, phân tích vẫn là thủ công. Điều này khiến khối lượng công việc của người quản lý kho rất lớn, tốn nhiều thời gian thực hiện. Chưa kể, dữ liệu được lưu trên nhiều file dễ xảy ra tình trạng sai lệch. Vậy nên việc quản lý bằng excel chỉ phù hợp khi quản lý số lượng hàng hóa & quy mô kho nhỏ.
Mặt khác, công việc quản lý kho không chỉ là ghi chú số lượng nguyên liệu nhập vào, số lượng thành phẩm tồn kho. Công việc quản lý kho nhiều hơn thế, bao gồm:
1. Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho
- Sắp xếp các loại hàng hóa, vật tư trong kho một cách khoa học.
- Xây dựng và tối ưu sơ đồ kho hàng.
2. Đảm bảo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho
- Sắp xếp toàn bộ hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
- Các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn cần được quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
3. Thực hiện các thủ tục nhập – xuất
- Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ cũng như hồ sơ, chứng từ yêu cầu nhập, xuất hàng và lưu chuyển hàng hóa.
- Ghi và lưu trữ toàn bộ hóa đơn xuất – nhập kho.
- Theo dõi và kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu chính xác với tồn kho hệ thống.
4. Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
- Theo dõi lượng hàng hóa, tồn kho mỗi ngày, đảm bảo các loại hàng hóa, vật tư ở định mức kho tối thiểu.
- Đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.
5. Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho
- Đảm bảo tuyệt đối các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
- Luôn đảm bảo kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để tránh tình trạng ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Để hoàn thành khối lượng công việc “khổng lồ” này, excel chưa đủ tính năng để xử lý. Do đó, doanh nghiệp sẽ cần nhiều nhân công và thời gian thực hiện hơn. Vậy thì quản lý xuất nhập tồn bằng excel chưa hẳn đã tiết kiệm.
Quản lý xuất nhập tồn thế nào mới thực sự hiệu quả?
Để khắc phục những hạn chế khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho. Phần mềm này sẽ giúp cải tiến các quy trình trong kho, hỗ trợ quản lý hoạt động đầu – cuối trực tiếp tại kho, bao gồm nhận hàng, định vị hàng trong kho, xuất hàng, kiểm tra hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát. Cụ thể phần mềm giúp:
- Quản lý xuất – nhập tồn bằng QR Code/Barcode theo thời gian thực.
- Quản lý xuất – nhập tồn theo hạn sử dụng, nguyên tắc FIFO, FEFO, tuổi hàng tồn kho.
- Quản lý điều chuyển kho nội bộ, đảm bảo xuất – nhập tồn chính xác.
- Kiểm kê hàng hóa tự động – Đối chiếu xuất nhập tồn.
- Báo cáo đa chiều, trực quan bằng bảng, biểu, biểu đồ.
- Trực quan hóa năng lực kho.
- Quản lý vị trí, tình trạng kho.
Như vậy, thay vì excel, sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí tồn kho, đảm bảo mức tồn kho an toàn thấp nhưng vẫn đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất và kinh doanh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tiết kiệm 70% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho, giảm áp lực lên đội ngũ nhân sự, hạn chế tối đa các sai sót trong quy trình quản lý.
Kết
Có thể nói, đối với doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý kho ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Hoạt động này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà thông qua theo dõi hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, dự đoán được lượng hàng cần thiết để cung ứng, dự trữ và duy trì cho hoạt động sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro thiếu hụt hàng vào những thời điểm quan trọng trong năm hay khi có sự những thay đổi trong nhu cầu và hành vi người tiêu dùng. Tất cả góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý xuất nhập tồn kho phù hợp với doanh nghiệp mình, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline để được đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm tư vấn.
